La mise à disposition des documents préalables à un conseil d’administration et les échanges entre les administrateurs en dehors des séances du conseil d’administration doivent pouvoir offrir la sécurité et la fluidité nécessaire à une circulation adéquate des informations.

Certains administrateurs déplorent l’envoi parfois tardif par courrier de plusieurs kilogrammes de documents avant une séance du conseil.

Par ailleurs, les questions posées par les administrateurs en utilisant des adresses e-mail personnelles n’offrent pas toujours des garanties suffisantes de sécurité, surtout quand l’opérateur de services Internet héberge des données dans des pays où la législation permet un accès aux données par les autorités locales sans formalités.

1-    L’apport des outils communautaires

Les plates-formes de type « wiki » permettent de mettre à disposition dans un espace dédié accessible par tous les documents nécessaires au bon fonctionnement du conseil d’administration. Ces outils largement utilisés par des communautés de développeurs ou des groupes de projets de recherche, qui impliquent des participants d’entreprises, d’organisations, de pays et de disciplines différentes. Les contributions de chacun sont visibles par le groupe concerné, et chacun peut réagir ou questionner le rédacteur sur ses documents. On peut même utiliser des systèmes de gestion de version des documents pour ceux qui sont élaborés en commun.

  • Ceci permet d’éviter l’envoi par e-mail ou par courrier de pièces volumineuses qui ont des effets indésirables induits :
  • Délais postaux
  • Dédouanement
  • Tolérance des systèmes de messagerie à la taille des pièces jointes
  • Rejet des systèmes d’information d’entreprise pour certains types de pièces jointes
  • Interception des courriers ou des e-mails par des tiers non autorisés par l’entreprise

En effet, les accès aux plateformes numériques sont régis par une authentification avec adresse e-mail et mot de passe, par un canal Internet sécurisé. L’administrateur (de la plate-forme !) peut décider des accès différents pour les membres d’un comité qui accèdent à un espace virtuel propre à leur comité, ou des accès réservés aux administrateurs représentant les actionnaires ou aux administrateurs indépendants. On peut envisager des tutoriaux pour expliquer les métiers de l’entreprise aux nouveaux administrateurs ou des visites virtuelles d’usine.

Il est nécessaire cependant qu’un animateur des contenus de la plate-forme puisse gérer la publication des contenus et assurer que les questions posées reçoivent des réponses.

Est-ce là le rôle d’un super webmaster ? du secrétaire du conseil d’administration ? de l’assistante du président ? La faible utilisation des outils communautaires par les conseils ne permet pas à ce jour d’identifier une pratique efficace.

Une enquête de l’Institut Français des Administrateurs présentée en octobre 2012 indiquait que seuls 25% des administrateurs interrogés utilisaient de tels outils pour les travaux du conseil. Aux Etats-Unis, les conseils d’administration ont effectué leur révolution numérique : la quasi-totalité des conseils utilisent des plates-formes numériques.

Réflexion « au fil de l’eau » :

L’expérience d’entreprises avec plusieurs actionnaires industriels détenant des parts équivalentes m’a menée à cette réflexion sur les outils qui pourrait faciliter le partage d’information tout en garantissant la sécurité des échanges.

J’ai eu la possibilité de travailler avec la solution Board Velocity. Je me suis aperçue que la mise en œuvre et la pratique au quotidien de tels outils sont un bien plus grand défi qu’identifier la solution elle-même. Tous les administrateurs ne sont pas des « digital natives » -et ce n’est pas une question d’âge- et animer une communauté virtuelle  n’est pas aujourd’hui une compétence répandue chez les administrateurs!

J’ai pu mesurer l’efficacité des plates-formes collaboratives dans la préparation des réunions ou dans les échanges entre les administrateurs. Ce résultat a été atteint grâce à l’aide d’un « modérateur » de la plate-forme, membre du conseil, qui a pu aider les nouveaux membres à se familiariser avec l’outil et qui publiait préalablement sur la plate-forme tous les documents nécessaires à chaque réunion.

2-  Sécurité et confidentialité

Chaque administrateur signe un accord de confidentialité concernant les travaux du conseil. En effet, les informations liées à des acquisitions ou désinvestissements, à de nouvelles implantations à l’étranger, aux rémunérations des dirigeants ou à des enquêtes pour fraude ne nécessitent pas forcément une publication au-delà du conseil d’administration. Dès lors, les informations échangées doivent être tracées avec précision pour être sûr qu’elles atteignent le bon destinataire.

L’apport des technologies de type « Cloud Computing » ou « informatique dans le nuage » ne permet pas toujours de savoir avec précision dans quel pays sont hébergées vos données ou votre boîte e-mail. L’actualité s’est largement fait écho du Patriot Act, qui permet à l’administration américaine d’accéder à des données stockées aux Etats-Unis sans requête préalable, uniquement sur soupçon de mise en danger de la sécurité du pays.

Une plate-forme de type wiki peut être hébergée par l’entreprise ou son opérateur de services informatiques dans le pays choisi en fonction de l’activité de l’entreprise et de sa situation concurrentielle à l’international. L’entreprise peut aussi confier l’animation de la plate-forme à une personne dédiée, dans l’entreprise ou dans un cabinet conseil en gouvernance, qui sera suffisamment au fait des travaux du conseil pour orchestrer la circulation fluide et sécurisée de l’information au sein de la communauté des administrateurs.

Cet article, rédigé par Marie-Hélène Mansard, a vocation à informer les membres du Cercle Gouvernance & Equilibre, mais également à susciter au sein du Cercle et de ses sympathisants, des réactions, réflexions et partages d’expérience.

Dès lors, n’hésitez pas à poster vos observations, réagir, compléter l’information.